Innebygd arkivering er et konsept utviklet av Arkivverket hvor arkivering integreres sømløst i saksbehandling og arbeidsflyt. Den aktiviseres automatisk underveis i prosessene, uten at brukeren behøver tenke på det. Formålet er å sikre kvalitet, sporbarhet og bevaring av dokumentasjon kontinuerlig.
Basert på dette definerer KS FIKS Arkiv en teknisk realisering for innebygd arkiveringsarkitektur ved å la fagsystem automatisk sende meldinger til arkivsystemet uten manuell inngripen.
Motorferdsel.no er integrert med KS FIKS Arkiv som benyttes for å oppnå innebygd arkivering mot NOARK arkiver som har tatt i bruk KS FIKS Arkiv.
Gevinster med innebygd arkivering
Når arkivering automatiseres, oppstår det en rekke gevinster. Det spares tid, økes kvalitet og sporbarhet – og forenkler integrasjoner mellom saksbehandlingssystemer og arkiver.
Tidsbesparelse
Saksbehandlere trenger ikke bruke tid på manuell arkivering og det er langt mindre behov for etterregistrering.
Kvalitet
Metadata er alltid komplette og korrekt fra Folkeregisteret og Enhetsregisteret. Arkivet blir mer strukturert og søkbart.
Sporbarhet
Alle saksdokumenter blir automatisk journalført. Arkivloven følges uten manuelle prosesser.
Forenklet integrasjon
Sømløs integrasjon mellom saksbehandling og arkiv, som i tillegg reduserer kompleksitet i grensesnitt og API-er.
Motorferdsel.no har innebygd arkivering
Motorferdsel.no er utviklet med innebygd støtte for KS FIKS Arkiv, og tilbyr en fleksibel integrasjonsmodell som gjør det mulig å tilpasse arkiveringsflyten til hvert enkelt arkivsystem og kundens eksisterende arkivpraksis.
Uansett om kommunen bruker WebSak, Public 360, Elements, Documaster eller andre arkivløsninger som støtter FIKS Arkiv-protokollen, kan Motorferdsel.no enkelt kobles til og følge lokale retningslinjer for arkivering – inkludert regler for saksbehandling, skjerming, metadata, klassifikasjon og journalføring.
Dette betyr:
• Automatisk produksjon av journalposter og saksmapper i tråd med lokal praksis.
• Tilpasning til arkivets krav til metadata og saksgang.
• Støtte for alle typer oppdateringsmeldinger – inkludert skjerming, saksbehandler-endringer og journalstatus.
• Minimalt behov for manuell oppfølging fra arkivpersonell og IT-avdelingen.
Resultatet er sømløs, korrekt og effektiv arkivering – som gir økt kvalitet i arkivet og reduserer arbeidsbelastningen for saksbehandlere og arkivpersonell.
Hvorfor er innebygd arkivering viktig?
Tradisjonelt har arkivering vært en manuell prosess – sårbar for feil, forsinkelser og varierende datakvalitet. Med innebygd arkivering sikrer man:
- Automatisk og korrekt avlevering til NOARK-godkjent arkivsystem.
- Umiddelbar journalføring, med korrekt saksnummer, dokumenttype og dato.
- Bedre etterlevelse av arkivloven og offentleglova.
- Økt tillit til digital dokumentasjon i offentlig forvaltning.
Hva innebærer innebygd arkivering i praksis?
Automatisk produksjon av saksdokumentasjon
- Automatisk opprettelse av saksmapper
- Søknader, vedtak, kvitteringer og korrespondanse
- Dokumentene overføres kryptert som arkivmeldinger med strukturerte metadata (XML) i tråd med FIKS Arkiv-protokollen.
Utfylling av metadata
Motorferdsel.no fyller automatisk ut metadata som:
- Informasjon om søkere
- Saksansvarlig og saksbehandler
- Journalposttype og status
- Tilknytning til sak/mappe
- Tidsstempler (dokumentets dato, mottatt dato)
- Tilgangsrestriksjon og skjerming
- Korrespondansepart med forsendelsesmåte (f.eks. SvarUt)
Løpende arkivering
Det arkiveres underveis i prosessen, ikke i ettertid.
- Oppdateringsmeldinger sørger for at endringer i metadata (f.eks. skjerming eller ny saksbehandler) arkiveres riktig.
Ler mer om innebygget arkivering
Når arkivering automatiseres, oppstår det en rekke gevinster. Det spares tid, økes kvalitet og sporbarhet – og forenkler integrasjoner mellom saksbehandlingssystemer og arkiver.
“Innebygd arkivering” – Arkivverket nettside
Arkivverkets offisielle side om innebygd arkivering gir en tydelig visjon: arkivering skal skje automatisk og løpende mens du jobber, ikke som en ettertanke. Fokus er på samfunnsmål, regelverk og gevinstperspektiv for forvaltningen. Det understrekes at arkivering må være en integrert del av arbeidsprosessen..
”Utvalgsrapport – digitalt skapt dokumentasjon” (Riksarkivarens utvalg)
Sluttrapporten fra utvalget til Riksarkivaren omtaler at innebygd arkivering planlegges fra starten for å øke datakvalitet og kostnadseffektivitet i arkivarbeidet. Den beskriver også politiske og strategiske mål om at dokumentasjon som skal bevares må arkiveres automatisk og helhetlig.
Arkivråd nr. 1/2020 – fagartikkel om innebygd arkivering
Denne publikasjonen fremhever skillet mellom innebygd arkivering og tradisjonell manuell bruk, med ambisjonen at ingen ansatte i fremtidens offentlig sektor skal bruke tid på å arkivere. Den adresserer gevinster som kvalitet, effektivitet og brukervennlighet.
“Digital arkivbevaring – utfordringer og muligheter” – KS 2025
Sluttrapporten fra KS nasjonale arbeidsgruppe “Vår Digitale Hukommelse” peker på innebygd arkivering som en nøkkeltaktikk for å sikre digital dokumentasjonsforvaltning av høy kvalitet og fremtidig bevaring i digitalt format. Blant annet omtales behovet for virksomhetsarkitektur som forutsetning og at arkivet blir et resultat av god informasjonsforvaltning.
KS og PwC rapport: Dokumentasjon i pleie- og omsorg
Selv om denne rapporten primært handler om dokumentasjon innen pleie og omsorg, behandles også behovet for integrasjon og automatisering av arkivering. Den beskriver at dokumentasjon bør håndteres etter Noark-standard uten at ansatte må skille mellom helsetjeneste vs saksdokumentasjon – noe som understøtter prinsippene for innebygd arkivering.
“Innebygd arkivering er en tilnærming, ikke konkrete løsninger. … Arkivering bør skje slik at ansatte slipper å tenke på det, de skal bare gjøre jobben sin!”
KS nasjonale arbeidsgruppe for «Vår Digitale Hukommelse»